YFU Switzerland

Jobshadowing und Best-Practice-Austausch in Helsinki

[Generously sponsored by Movetia]
 
Am 21. und 22. Mai ergab sich die Gelegenheit zu einem Jobshadowing und Best-Practice-Austausch in Helsinki. Neben Tia, der Inbound-Koordinatorin von YFU Finnland, welche die Gastgeberinnenrolle übernommen hatte, und mir waren beim Treffen auch die Inbound-Verantwortlichen von YFU Estland und YFU Schweden, Diina und Evelina, dabei.

Bereits in der Planungsphase hatten wir uns auf die Themen geeinigt, die während des Treffens bearbeitet werden sollten: Gastfamiliensuche, Gastfamilienvorbereitung, Betreuung von Inbounds und Gastfamilien und Einbindung von ehemaligen Gastfamilienmitgliedern als Freiwillige. Zur Vorbereitung des Treffens gaben wir uns den Auftrag, das relevante Material in unseren jeweiligen Organisationen zusammenzusuchen und dieses nach Helsinki mitzubringen. Während ursprünglich geplant war, dass wir jedem der vier Themen einen halben Tag einräumen würden, wurde schnell klar, dass (zum Zeitpunkt des Treffens) für uns alle die Gastfamiliensuche die brennendste Herausforderung darstellte, so dass diese am Ende etwas mehr Raum einnahm.

Die einzelnen Themenblöcke gingen wir so an, dass wir uns jeweils zuerst kurz gegenseitig über unsere Abläufe, unsere Materialien und unsere Best Practices informierten und dann gemeinsam versuchten, weitere Ideen zu generieren. Als besonders wertvoll empfand ich persönlich praktische Inputs, von denen ich das Gefühl hatte, dass sie ohne übermässigen Aufwand umgesetzt werden könnten. In der Zwischenzeit bereits implementiert sind bei YFU Schweiz zum Beispiel die folgenden Ansätze: Visualisierung des Fortschritts der Gastfamiliensuche unter Verwendung von Schüler/innen-Portraits, Versand von WhatsApp-Nachrichten an ehemalige Programmteilnehmende und Freiwillige mit dem Ziel, diese als Multiplikatorinnen zu aktivieren, Versand von Gastfamilienmaterial an Gastfamilien und deren Kontaktpersonen.

Eine spannende Erfahrung war es auch, das Team der finnischen YFU-Geschäftsstelle bei der Arbeit zu beobachten. Besonders interessant schien mir die Art und Weise, wie sich im Tagesablauf klar festgelegte Phasen der (stillen) Einzelarbeit mit Phasen der Teamarbeit/des Austauschs im Team abwechselten. Dabei kamen auch soziale Aspekte nicht zu kurz, war doch eine knapp halbstündige Kaffee-„Pause“ (sprich: Zeit zum informellen Austausch) am frühen Nachmittag fester Bestandteil des Programms.

Insgesamt empfand ich das Zusammentreffen mit den Kolleginnen aus Finnland, Estland und Schweden als sehr fruchtbar – und es ist mein Ziel, in den nächsten Monaten noch weitere Best-Practices, die ich aus Helsinki mit nach Hause genommen habe, auszuprobieren und (je nachdem) auch fest einzuführen.

 

Sascha Wyniger
National Inbound Coordinator