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Volunteer Exchange – LOOP – Workshop March 23-25th

[Generously sponsored by Movetia]
 
Von 23.-25. März 2018 nahmen die beiden Volunteers Sophia Ortner und Reka Laposi von YFU Austria an einem Workshop zum Thema LOOP (Learing Outcomes for YFU Orientation Programs) und Session Design in Langenthal teil, welcher von YFU Switzerland abgehalten wurde.

 

YFU-Erfahrung der beiden Volunteers
Reka Laposi ist seit 08/2015 Freiwillige für YFU Austria. Seitdem hat sie 5 Inbound-Seminare geteamt, sowie 4 Inbounds betreut (2 davon momentan). Sie hat Austauschtreffs und Messen abgehalten, Gastfamilien besucht, war zweimal als Praktikant im Büro in Wien (jew. 1 Woche) und ist seit 09/2017 Mitglied im Trainer-Team. Leitungserfahrung hat sie im Bereich Auswahlgespräche.

Sophia Ortner ist seit 09/2016 Freiwillige für YFU Austria. Seitdem hat sie 5 Seminare geteamt (3 Outbound und 2 Inbound), sowie 5 Inbounds betreut (die letzten 2 dieses Jahres seit 03/2018 nicht mehr da GF-Wechsel). Sie hat Austauschtreffs und Messen abgehalten, Gastfamilien besucht, war einmal als Praktikant im Büro in Wien (1 Woche). Leitungserfahrung hat sie im Bereich Auswahlgespräche, Infotreffs und Austauschtreffs.

 

Ablauf des Workshops

Nach Ankunft aller Teilnehmer am Freitag, 23.03. um ca. 19:00 am Bahnhof Langenthal ging die Gruppe ins Pfadiheim Langenthal, wo das Training abgehalten wurde.

Der erste Abend bestand aus einem gemeinsamen Abendessen (am ersten Abend nahm jeder Teilnehmer sein eigenes Essen mit, den Rest der Woche wurden wir vom Küchenteam bekocht) mit allgemeinem Kennenlernen und Kartenspielen.

Samstagmorgen begann die AG um 9 Uhr. In manchen AGs wurde die Gruppe in Advanced und Basic geteilt, da beide Freiwilligen aus Österreich am Advanced teilnahmen, wird in diesem Bericht nur dieser beschrieben. Die erste AG startete mit einer Simulation. Die Teilnehmer mussten von jedem anderen Teilnehmer ein Bonbon bekommen, und wenn sie von jedem eines hatte, erhielten sie ein Puzzleteil von den Trainern. Diese mussten sie dann gemeinsam zusammenbauen. Allerdings durfte die Bonbons nur dann ausgegeben werden, wenn eine ganz bestimmte (den anderen unbekannte) Handlung ausgeführt wurde. Dies erschwerte die Kommunikation zwischen den Teilnehmern. Dabei ging es um Kommunikationstechniken, unterschiedliche Bedürfnisse der Teilnehmer einer Session, die Erfassung dieser Needs und das darauf Eingehen. Dieses Spiel diente nicht nur dem Zweck,

Inhalte zu veranschaulichen, sondern half auch wesentlich dabei, eine einheitlichere und geschlossenere Gruppe zu werden.
Danach fand am Vormittag noch eine weitere Simulation statt, bei der die Gruppe in drei Einheiten geteilt wurde:
Die erste Gruppe bekam einen Vortrag über Debriefings von Simulationen gehalten und schrieb anschließend einen Test darüber.
Die zweite Gruppe spielte ein Wahrnehmungsspiel in Zweiergruppen.
Der dritten Gruppe wurde gesagt, draußen zu warten. Da niemand mehr kam, setzten sie sich in die Wiese, redete über Sprachen und lernte gemeinsam, mit Grashalmen zu pfeifen. Anhand dieser drei Gruppen wurden die Konzepte von Formaler, Non-Formaler und Informaler Edukation gezeigt bzw. hautnah demonstriert. Dies wurde im anschließenden Debriefing und weiters noch am Nachmittag nachbesprochen. Besonders wurde dabei auf den Einfluss der Methodik auf die AG, die Zielgruppe und die Gruppendynamik eingegangen.

Am Nachmittag bzw. Abend fand eine letzte Simulation zum Thema Lerntypen statt. Dabei wurden die Teilnehmer in Gruppen zu je 3-4 eingeteilt, von denen jeweils einer nur fühlen, nur hören und nur sehen konnte (Bei den 4er-Gruppen gab es einen Beobachter). Nun erhielten die Freiwilligen den Auftrag, den anderen ihrer Gruppe etwas beizubringen, unter Berücksichtigung derer Einschränkungen. Wie absehbar war, erwies sich diese
Aufgabe als durchaus herausfordernd und zeigte den Teilnehmern ihre vermittlerischen Grenzen auf. Bei dieser Übung und der anschließenden Nachbesprechung ging es darum, AGs auf die Teilnehmer individuell anzupassen, auf individuelle Bedürfnisse innerhalb einer Gruppe einzugehen (d.h. nicht alle über einen Kamm zu scheren) und tangierte nebst den allgemeinen Lerntypen auch das Thema körperlicher/psychischer Beeinträchtigung.

Am Sonntagmorgen ging die AG zum Thema Lerntypen weiter. Besprochen wurden verschiedene Modelle zu diesem Thema, und dabei gingen die Trainer besonders auf deren Diversität, Vielfalt und Needs ein. Am Nachmittag bzw. kurz vor dem Mittagessen wurde dann konkret das LOOP-Manual thematisiert, und die Teilnehmer hatten Zeit, zu zweit zu jeweils 1-2 frei gewählten Objectives anhand der NAOMMIE-Methode (die zuvor erklärt wurde) eine Session zu planen. Die dabei entstandenen Schwierigkeiten wurden anschließend in der AG nachbesprochen, sowie der Umgang mit dem Manual. Damit endeten dann die Session und auch der Workshop selbst, danach wurde noch der Veranstaltungsort in Ordnung gebracht und aufgeräumt.

 

Nutzen und Gelerntes der beiden österreichischen Volunteers
Da auf österreichischen Seminaren die einzelnen Sessions meist bereits durchgeplant bzw. organisiert sind, hatten die beiden Freiwilligen bis dato noch keinen intensiven Kontakt mit Session Design. In dieser Hinsicht ist es auf jeden Fall hilfreich und äußerst informativ gewesen, vor allem, da die Informationen sehr strukturiert und von Grund auf weitergegeben wurden. Weiters hatten die Volunteers noch nie mit dem LOOP-Manual gearbeitet, was sich als eine sehr praktische und logische Methode erweist, um AGs zu planen, insbesondere unter Berücksichtigung der verschiedenen Zielgruppen. Die Informationen zu den verschiedenen Lerntypen waren sehr anschaulich vermittelt, was es einfach machte, sich in die Position der Teilnehmer einer AG hineinzuversetzen und diese Inhalte bei der Planung zukünftiger Sessions zu berücksichtigen.

 

Konkrete Anwendung in Österreich
Die beiden Freiwilligen besuchten diesen Workshop mit dem Ziel, die dort erlernten Methoden in Österreich zu verbreiten und auch selbst anzuwenden. Dies wird im Rahmen von Seminaren geschehen, wo sie die von den Schweizer Trainern vermittelten Methoden anwenden und weitergeben werden. Darüber hinaus sind Trainings geplant, um das Erlernte anderen Freiwilligen weiterzugeben.

 

Abschließendes Feedback
Der Workshop war sehr gut strukturiert und geplant. Die AGs vermittelten den Teilnehmern einen grundlegenden Eindruck von den Themen Session Design und LOOP. Die Trainer waren Experten auf ihrem Gebiet und konnten auch Fragen, die über den Inhalt der Session hinausgingen, beantworten, was von den Volunteers als sehr angenehm und absichernd empfunden wurde. Außerdem waren sie sehr bemüht, die Gruppe näher zusammenzubringen und eine einzigartige und effektive Arbeitsatmosphäre zu schaffen.

PAO Schweiz – Blog Post by Adéla

[Generously sponsored by Movetia]
 
Hi everybody!

 

my name is Adéla and I am a volunteer in YFU Czech Republic, but I had the amazing opportunity to participate at the Swiss Post Arrival Orientation.


So many things were different. I feel like I’ve learned a lot and I can’t wait to incorporate some of those things into YFU Czech Republic (especially eating loads of chocolate!). Volunteering for YFU has always been fun, but this week was on a different level.

 

PAO took place in lovely Les Bois, a village situated hundreads of metres from the French border. I was there as a group leader, meaning that my task was to assist exchange students coming to Switzerland in dealing with cultural differences and to help them with integration. I had a lot of luck when it came to my co-leaders (hi, Lucie and Moritz!) and our group of students. It was a pleasure to share my experiences with them and together trying to find solutions for the challenges and problems our group was going through. We spent the mornings talking together and afternoons meant hiking or fun workshops on various subjects from arts and improv theater, baking cookies to video editing.

I have to admit I had a little doubt when deciding whether to go to this PAO or not. It was clear to me that it was an amazing opportunity, but my birthday was in the middle of the week and that is a time I usually like to spend with family and close friends. I decided to go anyway and oh am I happy about that decision. It turned out to be one of my best birthdays ever. I did not expect anything at all and the whole day was filled with lovely surprises. In the morning I got a group hug from ninety people, I recieved so so many kind messages throughout the day and in the evening, out of nowhere, I got an amazing cake and suddenly everyone was singing Happy Birthday. Then Joyeux Anniversaire. Then it was in Spanish, then in Thai, then in Finnish and again and again in more languages. There’s no place but YFU events where this could happen.

 

To me PAO felt like an exchange year put into a week, with the Swiss volunteers and students being the kindest, most welcoming host family anyone could ever wish for.

I left motivated, tired, but happy and with only one wish. I wished it had been at least a few days longer.

Jobshadowing bei YFU Austria

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Vor ein paar Wochen hatte ich die Gelegenheit, einige Tage bei den Kolleg/innen von YFU Austria zu verbringen und sie mit Fragen nach österreichischen best practices zu löchern. Dabei lag mein spezieller Fokus (natürlich) auf den Prozessen im Inbound-Bereich.

 

YFU Austria ist eine relativ junge und dementsprechend innovative Organisation, die in den 10 Jahren ihres Bestehens stetig gewachsen ist. In der Zwischenzeit betreut YFU Austria jedes Jahr 60+ Outbound- und 40+ Inbound-Schüler/innen und Gastfamilien.

 

Während meiner Zeit in Wien hatte ich die Chance, mit Kolleg/innen mit verschiedenen Funktionen über die strukturellen und alltäglichen Herausforderungen im Inbound-Bereich zu sprechen. Von Sarah, der alten, und Elfriede, der neuen Geschäftsleiterin, habe ich einen sehr guten Überblick über die Strukturen und die Aufgabenteilung bei YFU Austria erhalten. Mit den Inbound-Spezialistinnen Andrea und Almut konnte ich Praxis-Beispiele diskutieren und Tipps und Ideen austauschen. Schliesslich durfte ich an einem Meeting teilnehmen, bei dem Bent, der IT-Verantwortliche, und Daniela, die Marketingspezialistin, erörterten, wie Soziale Medien in Zukunft noch effektiver genutzt werden können, um YFU und YFU-Programme bekannter zu machen. Glücklicherweise blieb mir zwischen den Gesprächen jeweils ein bisschen Zeit, um das Gehörte zu ordnen und in einer geeigneten Form festzuhalten.

 

Am Ende habe ich Wien mit einem ganzen Katalog von Ideen zur Gastfamiliensuche, zur Gestaltung von Informationsmaterialien und zur Betreuung von Programmteilnehmenden verlassen, wovon eine gute Handvoll bereits umgesetzt werden konnte.

 

Sascha Wyniger
National Inbound Coordinator

Jobshadowing und Best-Practice-Austausch in Helsinki

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Am 21. und 22. Mai ergab sich die Gelegenheit zu einem Jobshadowing und Best-Practice-Austausch in Helsinki. Neben Tia, der Inbound-Koordinatorin von YFU Finnland, welche die Gastgeberinnenrolle übernommen hatte, und mir waren beim Treffen auch die Inbound-Verantwortlichen von YFU Estland und YFU Schweden, Diina und Evelina, dabei.

Bereits in der Planungsphase hatten wir uns auf die Themen geeinigt, die während des Treffens bearbeitet werden sollten: Gastfamiliensuche, Gastfamilienvorbereitung, Betreuung von Inbounds und Gastfamilien und Einbindung von ehemaligen Gastfamilienmitgliedern als Freiwillige. Zur Vorbereitung des Treffens gaben wir uns den Auftrag, das relevante Material in unseren jeweiligen Organisationen zusammenzusuchen und dieses nach Helsinki mitzubringen. Während ursprünglich geplant war, dass wir jedem der vier Themen einen halben Tag einräumen würden, wurde schnell klar, dass (zum Zeitpunkt des Treffens) für uns alle die Gastfamiliensuche die brennendste Herausforderung darstellte, so dass diese am Ende etwas mehr Raum einnahm.

Die einzelnen Themenblöcke gingen wir so an, dass wir uns jeweils zuerst kurz gegenseitig über unsere Abläufe, unsere Materialien und unsere Best Practices informierten und dann gemeinsam versuchten, weitere Ideen zu generieren. Als besonders wertvoll empfand ich persönlich praktische Inputs, von denen ich das Gefühl hatte, dass sie ohne übermässigen Aufwand umgesetzt werden könnten. In der Zwischenzeit bereits implementiert sind bei YFU Schweiz zum Beispiel die folgenden Ansätze: Visualisierung des Fortschritts der Gastfamiliensuche unter Verwendung von Schüler/innen-Portraits, Versand von WhatsApp-Nachrichten an ehemalige Programmteilnehmende und Freiwillige mit dem Ziel, diese als Multiplikatorinnen zu aktivieren, Versand von Gastfamilienmaterial an Gastfamilien und deren Kontaktpersonen.

Eine spannende Erfahrung war es auch, das Team der finnischen YFU-Geschäftsstelle bei der Arbeit zu beobachten. Besonders interessant schien mir die Art und Weise, wie sich im Tagesablauf klar festgelegte Phasen der (stillen) Einzelarbeit mit Phasen der Teamarbeit/des Austauschs im Team abwechselten. Dabei kamen auch soziale Aspekte nicht zu kurz, war doch eine knapp halbstündige Kaffee-„Pause“ (sprich: Zeit zum informellen Austausch) am frühen Nachmittag fester Bestandteil des Programms.

Insgesamt empfand ich das Zusammentreffen mit den Kolleginnen aus Finnland, Estland und Schweden als sehr fruchtbar – und es ist mein Ziel, in den nächsten Monaten noch weitere Best-Practices, die ich aus Helsinki mit nach Hause genommen habe, auszuprobieren und (je nachdem) auch fest einzuführen.

 

Sascha Wyniger
National Inbound Coordinator

Alps Meeting of Board and National Directors 2017

[Generously sponsored by Movetia]
 
From February 24th-25th, The national Directors and Board representatives of several YFU organizations met in Biel. Representatives from YFU Austria, YFU France, YFU Germany, YFU Italy, and YFU Switzerland met. Additionally, the National Directors of YFU Lithuania, YFU Mexico and YFU USA participated in that meeting as special guests.

The objective of that meeting was to do best practice exchange on establishing positive change in the YFU network.

The Youth exchange landscape is going through big changes at the moment and this was the opportunity to share existing challenges both within the YFU network and outside of it. To find out what are the realities and priorities both at board and national director level and how each national organization is going about it.

This two days meeting allowed us to learn how the different boards functions and what they are currently working on and how national strategies are developed and implemented. For the NDs it was the realization of how different and challenging the different markets we are operating effectively are. The fact that several countries represent a vast untapped potential for YFU became also clearer in our discussions.

During the meeting, we also realized that there is a need to leverage the YFU values and have them flow into our working culture at the international level. Different business & program models were discussed as a way of diversifying the YFU offering. What we also found out during this best practice exchange, is what every single one of the participants can positively impact the development of the new international office and fill the new governance structure with relevant content and inputs.

After the event, two specific ideas are going to be explored, one of them is the development of a supranational organization to offer programs under the umbrella of a social enterprise and the other one is that a monitoring tool as to key performance indicator for each National organizations needs to be developed.

Overall, this was a very valuable time spent together with our international colleagues.

Minutes: VI Alps meeting 2017, Biel_minutes_photos

 

Blog written by Jerry Krattiger, National Director YFU Switzerland